О внесении изменений в постановление Правительства Республики Хакасия от 19.04.2017 № 189 «Об утверждении Регламента взаимодействия федеральных информационных систем электронного документооборота с системой автоматизации делопроизводства и документооборота ПравительстваРеспублики Хакасия с использованием системы межведомственного электронного документооборота»

 

Правительство Республики Хакасия ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Внести в постановление Правительства Республики Хакасия от 19.04.2017
№ 189 «Об утверждении Регламента взаимодействия федеральных информационных систем электронного документооборота с системой автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Республики Хакасия с использованием системы межведомственного электронного документооборота» (Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 2017, №1900201704200001, №1900201711270003, 2020, №  1900202001280001) следующие изменения:

следующие изменения:

1)       в наименовании слова «автоматизации делопроизводства и» заменить словами «электронного»;

2)       преамбулу изложить в следующей редакции:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (с последующими изменениями), от 24.07.2021 № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия», приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 04.12.2020 № 667/233 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций» Правительство Республики Хакасия ПОСТАНОВЛЯЕТ:»;

3)       пункты 1-4 изложить в следующей редакции:

«1.  Утвердить прилагаемый Регламент взаимодействия федеральных информационных систем электронного документооборота с системой электронного документооборота Правительства Республики Хакасия (далее – СЭД Правительства) с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО).

2.    Определить Государственный комитет цифрового развития и связи Республики Хакасия координатором системы МЭДО.

3.    Определить Государственное автономное учреждение Республики Хакасия «Центр информатизации и новых технологий Республики Хакасия» администратором системы МЭДО.

4.    Рекомендовать исполнительным органам Республики Хакасия и подведомственным им организациям, а также организациям, заключившим соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами с использованием СЭД Правительства, организовать взаимодействие с федеральными информационными системами электронного документооборота с использованием системы МЭДО.»;

4)    приложение изложить в следующей редакции:

«Приложение

УТВЕРЖДЕН

постановлением Правительства

Республики Хакасия

от «___» _________ 2023 г. № ______

 

РЕГЛАМЕНТ

взаимодействия федеральных информационных систем электронного документооборота с системой электронного

документооборота Правительства Республики Хакасия с использованием

системы межведомственного электронного документооборота

 

1.      Общие положения

1.1.      Настоящий Регламент разработан в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»,от 24.07.2021 № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде приорганизации информационного взаимодействия», приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации иФедеральной службы охраны Российской Федерации от 04.12.2020 № 667/233 «Обутверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций» и определяет порядок информационного взаимодействия посредством обмена документами в электронном виде с использованием системы межведомственного электронного документооборота.

1.2.      Межведомственный электронный документооборот организуется в целях сокращения сроков обмена служебными документами между участниками межведомственного электронного документооборота и не отменяет документооборот с использованием документов на бумажном носителе.

Решение об отказе в исполнении и направлении адресатам документов на бумажном носителе принимается по согласованию между участниками межведомственного электронного документооборота индивидуально по каждому виду документов с учетом требований законодательных и иных правовых актов Российской Федерации и Республики Хакасия в области делопроизводства и управления документами, а также с учетом требований ведомственных инструкций по делопроизводству участников межведомственного электронного документооборота.

1.3.      Термины и сокращения, используемые в настоящем Регламенте:

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

ЭСД – электронное сообщение документа;

электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;

документ в электронном виде – электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, установленными Федеральным архивным агентством в соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

межведомственный электронный документооборот (далее – МЭДО) – взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации. Под взаимодействием федеральных информационных систем электронного документооборота понимается обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками МЭДО;

координатор МЭДО (далее – Координатор) – уполномоченный орган Республики Хакасия, обладающий функциями межотраслевой координации вопросов в сфере информационных технологий, связи и электронных средств массовых коммуникаций, основной функцией которого является организационное и методическое обеспечение МЭДО, определение требований по использованию электронной подписи в исполнительных органах Республики Хакасия в соответствии с законодательством Российской Федерации;

администратор МЭДО (далее – Администратор) – уполномоченный орган Республики Хакасия, основной функцией которой является поддерживание технико-технологической инфраструктуры МЭДО в работоспособном состоянии;

информационная СЭД Правительства– государственная информационная система Республики Хакасия, для создания, использования, получения, передачи и хранения электронных документов, электронных образов документов организаций – участниковСЭД Правительства;

организации – участники СЭД Правительства– исполнительные органы Республики Хакасия и подведомственные им организации, а также организации, заключившие соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами с использованием СЭД Правительства;

пользователь СЭД Правительства–физическое лицо, имеющее в СЭД Правительства учетную запись, обращающееся к СЭД Правительствадля получения необходимой ему информации и проведения различных операций с электронными документами;

пользователями СЭД Правительствамогут быть следующие физические лица:

Глава Республики Хакасия – Председатель Правительства Республики Хакасия (далее – Глава Республики Хакасия), первый заместитель Главы Республики Хакасия, заместители Главы Республики Хакасия;

руководители, специалисты исполнительных органов Республики Хакасия;

руководители, специалисты организаций, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами с использованием СЭД Правительства.

1.4.   Технико-технологическая инфраструктура системы МЭДО Республики Хакасия состоит из следующих элементов:

узел системы МЭДО;

защищенные каналы связи;

Подсистема электронного обмена документами ДСП СЭД Правительства.

1.5.   Технические средства узла системы МЭДО в Республике Хакасия включают в себя серверное и коммуникационное оборудование, СЭД Правительства, средства защиты информации и автоматизированные рабочие места.

1.6.   Координатор выполняет следующие функции:

1)    обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения при передаче по защищенным каналам связи;

2)    обеспечение технологической возможности использования МЭДО переменным числом его участников;

3)    обеспечение правомерного использования программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств для обмена по каналам МЭДО;

4)    обеспечение целостности передаваемой информации;

5)    минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия с участниками МЭДО;

6)    обеспечение конфиденциальности передачи и получения информации.

7)    обеспечение применения участниками МЭДО совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств;

8)    формирование и актуализация региональных адресных справочников почтовых серверов и систем электронного документооборота;

9)    определение порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных СЭД Правительства;

10)    установка и настройка технических средств и программно-аппаратных средств защиты информации у пользователей СЭД Правительства, участвующих в обмене документами по каналам МЭДО.

1.7.   Администратор выполняет следующие функции:

1)    установка, настройка и обеспечение функционирования автоматизированных рабочих мест пользователей СЭД Правительства, участвующих в обмене документами по каналам МЭДО(в рамках государственного задания Администратора);

2)    ремонт или замена вышедших из строя элементов технико-технологической инфраструктуры системы МЭДО;

3)    обеспечение технического сопровождения элементов технико-технологической инфраструктуры системы МЭДО;

1.8.   Основными функциями организаций – участников СЭД Правительства, участвующих в обмене документами по каналам МЭДО,являются:

1)   обеспечение защиты обрабатываемой, хранимой и передаваемой информации от несанкционированного доступа и искажения до передачи ее в защищенный канал связи;

2)   отправка электронных сообщений по каналам МЭДО;

3)  хранение электронных сообщений в базе данных СЭД Правительства.

1.9.      Республика Хакасияявляется участником МЭДО и осуществляет взаимодействие с федеральными информационными системами электронного документооборота посредством обмена электронными сообщениями в соответствии со следующими стандартами и требованиями, предъявляемыми к уровням электронного взаимодействия:

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;

Технические требования по сопряжению региональных систем электронного документооборота с защищенной системой МЭДО, разработанные Федеральной службой охраны Российской Федерации.

1.10.   ЭСД состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

Формат файлов, используемых при осуществлении МЭДО, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

Отправитель (пользователь СЭД Правительства) электронного сообщения несет ответственность за его содержание.

1.11.   Обмен электронными сообщениями осуществляют уполномоченные сотрудники организаций – участников СЭД Правительства.

1.12.   Работа с электронными сообщениями в СЭД Правительства осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Республики Хакасия от 20.07.2021 № 355 «Об утверждении Регламента информационного взаимодействия при обмене документами в электронной форме с использованием системы электронного документооборота Правительства Республики Хакасия» (с последующими изменениями).

1.13.   СЭД Правительства обеспечивает подготовку уведомлений о ходе рассмотрения электронных сообщений.

1.14.   Информационная безопасность при МЭДО в Республике Хакасия обеспечивается комплексом технических и организационных мероприятий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 

2.      Виды документов, направляемых в электронном видепо системе МЭДО

 

2.1.        По системе МЭДО отправитель направляет получателю документ в электронном виде в порядке, определенном Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 №1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

2.2.        Организации – участники СЭД Правительства по системе МЭДО направляют следующие документы:

Законы Республики Хакасия;

правовые акты Главы Республики Хакасия;

законопроекты Республики Хакасия;

постановления Правительства Республики Хакасия;

протоколы заседаний Правительства Республики Хакасия;

материалы к заседаниям Правительства Республики Хакасия;

протоколы заседаний координационных и совещательных органов при Правительстве Республики Хакасия;

проекты правовых актов Главы Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия и его Президиума;

заключения к проектам правовых актов Главы Республики Хакасия;

доклады Главы Республики Хакасия, Первого заместителя Главы Республики Хакасия, заместителя Главы Республики Хакасия;

исходящая корреспонденция.

2.3.           Организациями – участниками СЭД Правительства осуществляется направление электронных сообщений о ходе рассмотрения (исполнения) полученных документов по системе МЭДО.

2.4.           При осуществлении МЭДО допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В Республике Хакасия получение и направление документов в электронном виде сограничительной меткой «Для служебного пользования» (далее – документы ДСП) организована с использованием «Подсистемы электронного обмена документами ДСП» СЭД Правительства (далее – подсистема ДСП).

Работа в подсистеме ДСПосуществляется только на аттестованных по требованиям безопасности информации автоматизированных рабочих местах (далее – АРМ), расположенных в помещении Аппарата Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия (далее – Аппарат Главы Республики Хакасия), по адресу: пр. Ленина, 67, кабинет 510. Инструкция по работе в подсистеме ДСП прилагается (приложение).

Доступ к АРМ имеют уполномоченные сотрудники Администратора и Аппарата Главы Республики Хакасия.

Получение документов ДСП возможна в адрес Правительства Республики Хакасия, Главы Республики Хакасия, первого заместителя Главы Республики Хакасия и заместителей Главы Республики Хакасия.

 

3.        Требования к организационно-техническому взаимодействию

Требования к организационно-техническому взаимодействию в рамках обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации, установлены в соответствии с приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 04.12.2020 № 667/233 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций».

 

Приложение

к Регламенту организации

системы межведомственного

электронного документооборота

Республики Хакасия

 

Инструкция по работе в Подсистеме электронного обмена документами ДСП системы электронного документооборота Правительства Республики Хакасия

 

Введение

 

Специальное программное обеспечение «Автоматизированное рабочее место межведомственного электронного документооборота для работы с документами для служебного пользования» (далее – АРМ МЭДО «ДСП» илиПрограмма) предназначено для автоматизации обращения с электронными документами для служебного пользования (ДСП) в федеральных органах исполнительной власти, высших органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Настоящаяинструкция предназначена для ознакомления с порядком выполнения специализированных функций АРМ МЭДО «ДСП» пользователей с ролью «Делопроизводитель». В рамках инструкции будут рассмотрены:

·        особенности работы делопроизводителя АРМ МЭДО «ДСП»;

·        обработка исходящего документа;

·        обработка входящего документа.

Данный материал будет полезен для работников, занимающихся делопроизводством с использованием АРМ МЭДО «ДСП».

 

1. Особенности работы делопроизводителя АРМ МЭДО «ДСП»

 

1.1 Роль делопроизводителя в Программе

 

Пользователь, которому в АРМ МЭДО «ДСП» была назначена роль «Делопроизводитель», занимается регистрацией документов ДСП.

 

При работе с исходящими документами делопроизводитель регистрирует подписанный руководителем документ и отправляет его получателям (рисунок 1.1).

 

Рисунок 1.1. Этапы обработки исходящего документа ДСП делопроизводителем

При работе с входящими документами делопроизводитель проверяет документ, принимает решение о его регистрации и направляет зарегистрированный документ на рассмотрение (рисунок 1.2).

 

Рисунок 1.2. Этапы обработки входящего документа ДСП делопроизводителем

1.2 Панель разделов делопроизводителя

 

На панели разделовделопроизводителюдоступны следующие пункты (рисунок 1.3):

1.        «Регистрация входящих»– переход к списку карточек не зарегистрированныхвходящихдокументов.

2.        «На рассмотрении» – переход к списку карточек зарегистрированных входящих документов, направляемых на рассмотрение.

3.        «Входящие»– переход к списку карточеквходящихдокументов, которыеделопроизводительотправил на рассмотрение или получил в рамках исполнения поручения.

4.        «Исходящие» – переход к списку карточек исходящих документов, созданных всеми пользователями.

5.        «На отправку»– переход к списку карточек подписанныхисходящихдокументов, отправляемых по МЭДО

6.        «Настройки» – позволяет пользователю самостоятельно выполнить смену пароля.

 

Примечание: после авторизации пункт «Исходящие» выбран в Программе по умолчанию.

Рисунок 1.3. Пункты панели разделов пользователя с ролью «Делопроизводитель»

2 Обработка исходящего документа

 

Работа делопроизводителя с исходящими документами в части их регистрации и отправки будет описана в следующих разделах:

·        «Выбор карточки документа»;

·        «Ознакомление с карточкой документа»;

·        «Печать документа»;

·        «Регистрация документа»;

·        «Подпись и отправка контейнеров»;

·        «Проверка состояния отправленного документа».

2.1 Выбор карточки документа

 

Карточки подписанных руководителем документов находятся в разделе «На отправку».

После перехода в раздел на экране отобразится список карточек документов, который представлен в виде таблицы со следующими столбцами (рисунок 2.1):

·        «Тема» – тема документа;

·        «Статус» – текущий статус документа;

·        «Описание» – краткое описание документа в произвольной форме;

·        «Исполнитель» – Ф.И.О. пользователя Программы, который создал карточку документа;

·        «Получатели» – наименование ведомства, которому направляется экземпляр документа.

Рисунок 2.1. Список карточек поступивших на отправку документов

 

В открывшемся списке делопроизводителю необходимо выбрать нужную карточку документа.

2.2 Ознакомление с карточкой документа

 

Открытая карточка документа (рисунок 2.2) содержит три вкладки -  «Общее», «ЭП» и «История документа». Для просмотра содержимого вкладки необходимо нажать на её название.

 

Рисунок 2.2. Окно «Просмотр карточки документа»

 

На вкладке «Общее» отображены подробные сведения о карточке документа в виде списка полей:

·        «Вложения» – дополнительные файлы;

·        «Служебные файлы» – файл подписи пользователя, который подписал документ;

·        «Гриф документа» – гриф ограничения доступа к документу;

·        «Исходящий номер» – после регистрации документа будет содержать номер, присвоенный делопроизводителем;

·        «Вид документа» – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов, указанной исполнителем при создании карточки документа;

·        «Тема» – тема документа;

·        «Краткое содержание» – резюме документа;

·        «Исполнитель» – Ф.И.О. пользователя Программы, который создал карточку документа;

·        «Получатели» – наименование ведомства, которому направляется экземпляр документа.

Вкладка «ЭП» содержит следующую информацию (рисунок 2.3):

·        сведения о сертификате пользователя, подписавшего документ со стороны отправителя;

·        сведения о корневом сертификате.

Рисунок 2.3. Вкладка «ЭП»

Для просмотра полной информации о сертификате пользователя или корневого сертификата необходимо нажать на кнопку «+» в соответствующей строке. Пример отображения полной информации представлен на рисунке 2.4.

 

Рисунок 2.4. Пример отображения полной информации

Для возврата к исходному состоянию просмотра нужно нажать на кнопку «–».

·        Вкладка «История документа» содержит список действий с карточкой документа в виде таблицы со столбцами (рисунок 2.5):

·        «Время» – дата и время совершения действия;

·        «Действие» – наименование выполненного действия (создание документа, подписание, отправка, просмотр, и прочие);

·        «Пользователь» – Ф.И.О. пользователя Программы, который выполнил действие;

·        «Дополнительная информация» – информация об отправке, доставке, регистрации и т.д.

Рисунок 2.5. Вкладка «История документа»

 

2.3 Печать документа

 

При необходимости основной документ можно распечатать. Для этого делопроизводителю в открытой карточке документа нужно нажать на кнопку «Печать документа». В результате откроется стандартное для используемого браузера окно печати документа. В левой части окна будет отображаться эскиз страницы, а в правой части настройки печати (рисунок 2.6).

 

Рисунок 2.6. Интерфейс печати документа в Яндекс Браузере

 

При каждом запуске печати на документ автоматически накладывается штамп с информацией о печати. При необходимости можно изменить параметры печати и распечатать документ, нажав на кнопку «Печать». Факт печати документа также отобразится на вкладке «История документа».

 

2.4 Регистрация документа

 

Для регистрации документа делопроизводителю в карточке документа необходимо нажать на кнопку «Зарегистрировать». В результате на экране отобразится окно регистрации документа (рисунок 2.7).

 

Рисунок 2.7. Окно «Регистрация документа»

 

В левой части окна отображается текущая страница основного документа с нанесёнными штампами (рисунок 2.8):

·        Штамп с информацией о просмотре документа.

·        Штамп регистрации.

·        Штамп электронной подписи (ЭП).

Рисунок 2.8. Страница документ со штампами

 

До завершения регистрации документа делопроизводитель может изменить расположение штампов регистрации и электронной подписи.

 

Для перемещения штампа необходимо навести курсор мыши на штамп, и, зажав левую кнопку, разместить его в нужном месте. Пример изменённого расположения штампов показан на рисунке 2.9.

Рисунок 2.9. Пример расположения штампов

В правой части окна располагается поле ввода регистрационного номера (рисунок 2.10), под которым будет зарегистрирован исходящий документ.

 

Рисунок 2.10. Поле ввода регистрационного номера

Номер в этом поле устанавливается Программой автоматически, однако делопроизводитель может изменить его вручную.

 

Примечание: Если делопроизводитель изменил регистрационный номер, но не завершил регистрацию документа, то изменённый номер не сохранится.

Для завершения регистрации документа в окне «Регистрация документа» следует нажать на кнопку «Зарегистрировать».

 

После регистрации в окне «Регистрация документа» появится кнопка «Подписать контейнеры и отправить» (рисунок 2.11).

 

Рисунок 2.11. Окно «Размещение штампов»

 

 

2.5 Подпись и отправка контейнеров (документа)

 

Рисунок 2.12. Окно «Регистрация документа» после завершения регистрации

При нажатии кнопки «Закрыть» окно «Регистрация документа» закроется, и делопроизводитель вернётся к просмотру карточки документа (рисунок 2.13).

 

После завершения регистрации документа в поле «Служебные файлы» вкладки «Общее» отображаются файлы штампов регистрации и электронной подписи, которые можно загрузить в память компьютера.

Рисунок 2.13. Окно «Просмотр документа» после завершения регистрации документа

 

Для возврата к окну «Регистрация документа» необходимо нажать на кнопку «Подписать контейнеры и отправить» в окне просмотра карточки документа (рисунок 2.13).

 

Для отправки документа делопроизводитель должен нажать на кнопку «Подписать контейнеры и отправить» в окне «Регистрация документа» (рисунок 2.12).

 

Примечание: В зависимости от настроек рабочей станции может открыться окно разрешения на выполнение операций с ключами, в котором следует подтвердить выполнение операций нажатием на кнопку «ОК».

 

В результате на экране отобразится окно выбора сертификата ЭП (рисунок 2.14), в котором следует раскрыть выпадающий список (рисунок 2.15) и выбрать нужный сертификат.

 

Рисунок 2.14. Окно выбора сертификата ЭП		Рисунок 2.15. Список сертификатов

Примечание: Для поиска нужного значения в списке можно воспользоваться строкой поиска.

 

Внимание! В окне выбора сертификата может быть установлено ранее использованное значение. Если на одном рабочем месте используется несколько сертификатов ЭП, то следует всегда обращать внимание на установленное значение.

 

Рисунок 2.16. Подробные сведения сертификата

Рисунок 2.17. Сообщение об успешной отправке документа

 

 

После отправки документа делопроизводитель отслеживает информацию о его отправке и доставке, а также  регистрации получателем.

 

Карточки отправленных документов находятся в разделе «Исходящие».

 

После перехода в раздел на экране отобразится список карточек документов (рисунок 2.18), который представлен в виде таблицы со следующими столбцами:

 

·        «Тема» – тема документа;

·        «Статус» – текущий статус документа;

·        «Исх.номер» – номер, под которым зарегистрирован документ;

·        «Исполнитель» – Ф.И.О. пользователя Программы, который создал карточку документа;

·        «Получатели» – наименование ведомства, которому направляется экземпляр.

Рисунок 2.18. Список карточек исходящих документов

 

В открывшемся списке делопроизводителю необходимо выбрать карточку документа со статусом «Отправлен» (рисунок 2.19) и открыть её на просмотр.

 

Рисунок 2.19. Статус карточки отправленного документ

Просмотр состояния отправки, доставки и регистрации документа у получателя делопроизводитель выполняет во вкладках «Контейнеры МЭДО», «Уведомления от получателей» (появляются после отправки документа) и «История документа» (рисунок 2.20).

 

Рисунок 2.20. Вкладки для просмотра состояния отправки документа

Рисунок 2.21. Вкладка «Контейнеры МЭДО» после отправки документа

Рисунок 2.22. Вкладка «История документа» после отправки документа

После поступления документа получателю, Программа получателя должна направить ответную квитанцию о доставке документа. После получения квитанции о доставке во вкладке «Контейнеры МЭДО» отобразится факт доставки (рисунок 2.23), а во вкладке «История документа» появится соответствующая запись (рисунок 2.24).

Примечание: Документ может быть доставлен получателю, но факт доставки не отобразится, пока не будет получена квитанция о доставке документа.

Рисунок 2.23. Вкладка «Контейнеры МЭДО» после доставки документа в Программу получателя

 

Рисунок 2.24. Вкладка «История документа» после доставки документа в Программу получателя

После регистрации документа в Программе получателя во вкладках «Уведомления от получателей» (рисунок 2.25) и «История документа» (рисунок 2.26) отобразятся соответствующие записи.

 

Рисунок 2.25. Вкладка «Уведомления от получателей» после регистрации документа у получателя

 

Рисунок 2.26. Вкладка «История документа» после регистрации документа у получателя

 

Если получатель отклонит регистрацию документа, то во вкладках «Уведомления от получателей» (рисунок 2.27) и «История документа» (рисунок 2.28) также отобразятся соответствующие записи.

 

Рисунок 2.27. Вкладка «Уведомления от получателей» после отклонения регистрации документа у получателя

 

Рисунок 2.28. Вкладка «История документа» после отклонения регистрации документа у получателя

 

Если документ не может быть доставлен получателю, в столбце «Доставка» отобразится статус  , а причина будет отражена во вкладке «История документа».

 

3 Обработка входящего документа

 

При поступлении документа по МЭДО в Программе автоматически выполняется следующая последовательность действий:

·        Проверка подписей документа и контейнера.

·        Создание карточки документа.

·        Внесение результатов проверки в созданную карточку.

Работа делопроизводителя с входящими документами в части их регистрации и отправки на доклад будет описана в следующих разделах:

·        «Список карточек документов»;

·        «Просмотр карточки документа»;

·        «Регистрация документа»;

·        «Отклонение регистрации документа»;

·        «Отправка документа на доклад».

 

3.1 Список карточек документов

 

Карточки поступивших по МЭДО документов находятся в разделе «Регистрация входящих».

 

После перехода в раздел на экране отобразится список карточек документов, который представлен в виде таблицы со следующими столбцами (рисунок 3.1):

·        «Получен» – дата и время поступления документа в Программу;

·        «Отправитель» – наименование ведомства, которое отправило документ;

·        «Тема» – тема документа;

·        «Исх.рег.номер» – номер, под которым документ зарегистрирован у отправителя;

·        «Исх.рег.дата» – дата регистрации документа у отправителя.

Рисунок 3.1. Пример списка карточек в разделе «Регистрация входящих»

 

Над списком карточек документов располагаются кнопки навигации по страницам списка:

	– переход на первую страницу;
	– переход на предыдущую страницу;
	– переход на следующую страницу;
	– переход на последнюю страницу.

 

Кроме того, над списком располагаются кнопки «Обновить» и «Создать копию входящего документа с бумажного носителя».

 

Первая кнопка позволяет получить актуальный список карточек документов. Вторая кнопка позволяет открыть форму добавления входящего документа (рисунок 3.2). В этой форме вносятся данные документа поступившего на бумажном носителе.

 

Рисунок 3.2. Форма создания входящего документа

 

3.2 Просмотр карточки документа

 

Перед принятием решения о регистрации документа делопроизводитель просматривает карточку и документ.

 

Для ознакомления с информацией в карточке документа необходимо выбрать нужную карточку в списке (см. рисунок 3.1) и открыть её на просмотр. В результате откроется окно «Просмотр карточки документа» (рисунок 3.3).

 

Рисунок 3.3. Окно «Просмотр карточки документа»

 

В открывшемся окне делопроизводитель просматривает информацию во вкладках «Общее», «ЭП документа», «ЭП контейнера» и «История документа», проверяет правильность адресации и переходит к просмотру основного документа для его проверки на предмет комплектности и целостности.

 

Примечание: Проверка правильности адресации выполняется путём сопоставления данных в строках «Отправитель» и «Получатели» вкладки «Общее», с наименованием ведомства в основном документе и наименованием текущего ведомства.

 

Карточка документа содержит четыре вкладки:

·        «Общее»;

·        «ЭП документа»;

·        «ЭП контейнера»;

·        «История документа».

Для просмотра содержимого вкладки необходимо нажать на её название.

Над названиями вкладок расположены графические кнопки:

·					– позволяет отправить документ в СЭД текущего ведомства;
·		– позволяет отклонить регистрацию документа в Программе;
·			– позволяет зарегистрировать документ в Программе;
·			– запускает функцию печати основного документа;
·				– открывает основной документ на просмотр.

 

3.2.1 Вкладка «Общее»

 

Вкладка содержит подробные сведения о карточке документа (рисунок 3.4):

·        «Источник» – канал связи, по которому поступил документ;

·        «Вложения» – дополнительные файлы (строка отображается при наличии вложения в карточке документа);

·        «Отправитель» – наименование ведомства, отправившего документ, с указанием Ф.И.О. руководителя;

·        «Тема» – тема документа;

·        «Исх. рег. номер» – номер, под которым документ зарегистрирован у отправителя;

·        «Исх. рег .дата» – дата регистрации документа у отправителя;

·        «Дата и время получения системой» – дата и время поступления документа по МЭДО в Программу;

·        «Формат сообщения» – номер версии формата сообщения;

·        «Место составления» – населённый пункт, в котором располагается отправитель документа;

·        «Количество страниц» – количество страниц основного документа;

·        «Вид документа» – классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов, указанной исполнителем при создании карточки документа;

·        «Исполнитель» – Ф.И.О. и номер телефона пользователя Программы, который создал карточку документа у отправителя;

·        «Идентификатор контейнера» – уникальный идентификатор контейнера МЭДО;

·        «Идентификатор сообщения» – уникальный идентификатор сообщения МЭДО;

·        «Получатели» – наименование ведомства, которому направляется экземпляр документа.

Рисунок 3.4. Вкладка «Общее»

 

Для просмотра вложения необходимо скачать файл вложения, нажав на его название в соответствующей строке вкладки «Общее». После загрузки файла в память компьютера вложение будет доступно для просмотра.

 

3.2.2 Вкладки «ЭП документа» и «ЭП контейнера»

 

Вкладка «ЭП документа» содержит следующую информацию (рисунок 3.5):

·        результат проверки ЭП основного документа;

·        сведения о сертификате пользователя, подписавшего документ со стороны отправителя;

·        сведения о корневом сертификате.

Рисунок 3.5. Вкладка «ЭП документа»

Для просмотра полной информации о сертификате пользователя или корневого сертификата необходимо нажать на кнопку «+» в соответствующей строке. Пример отображения полной информации представлен на рисунке 3.6.

 

Рисунок 3.6. Пример отображения полной информации

Для возврата к исходному состоянию просмотра нужно нажать на кнопку «–».

Вкладка «ЭП контейнера» содержит информацию об ЭП транспортного контейнера (рисунок 3.7)

Рисунок 3.7. Вкладка «ЭП контейнера»

3.2.3 Вкладка «История документа»

 

Вкладка содержит информацию о всех действиях, которые выполнялись с вложениями или основным документом.

Список действий представлен в виде таблицы со следующими столбцами (рисунок 3.8):

·        «Время» – дата и время совершения действия;

·        «Действие» – наименование выполненного действия;

·        «Пользователь» – информация о пользователе Программы, который выполнил действие;

·        «Дополнительная информация» – информация о регистрации, направлении на доклад, просмотре вложений и т.д.

 

Рисунок 3.8. Вкладка «История документа»

 

3.2.4 Просмотр документа

Рисунок 3.9. Окно предварительного просмотра экземпляра документа

В верхней части окна расположены следующие кнопки:

	– уменьшает масштаб страницы документа до 50%;
	– отображает оригинальный масштаб страницы документа (100%);
	– увеличивает масштаб страницы документа в 2 раза;
	– увеличивает масштаб страницы документа в 3 раза;
	– увеличивает масштаб страницы документа в 5 раз;
	– изменяет размер окна предпросмотра;
	– завершает просмотр документа.

 

Ниже расположен непосредственно сам документ. При каждом просмотре на документ автоматически накладывается штамп с информацией о просмотре (рисунок 3.10).

Рисунок 3.10. Штамп о просмотре документа

Рисунок 3.11. Информация о просмотре документа во вкладке «История документа»

 

При необходимости экземпляр документа можно распечатать. Для этого в открытой карточке документа нужно нажать на кнопку «Печать документа».

 

В результате откроется стандартное для используемого браузера окно печати документа. В левой части окна будет отображаться эскиз страницы, а в правой части настойки печати (рисунок 3.12).

Рисунок 3.12. Интерфейс печати документа в Яндекс Браузере

 

При каждом запуске печати на документ автоматически накладывается штамп с информацией о печати.

 

При необходимости можно изменить параметры печати и распечатать документ, нажав на кнопку «Печать».

 

Факт печати документа также отобразится во вкладке «История документа».

 

Просмотр карточки и документа завершается принятием решения о регистрации документа:

·        при положительных результатах проверки документ регистрируется в Программе с присвоением регистрационного номера;

·        при отрицательных результатах проверки регистрация документа в Программе отклоняется.

 

3.3 Регистрация документа

 

Для регистрации документа делопроизводителю необходимо нажать на кнопку «Зарегистрировать» в верхней части окна «Просмотр карточки документа» (см. рисунок 3.4). В результате откроется окно «Регистрация документа» (рисунок 3.13).

Рисунок 3.13. Окно «Регистрация документа»

Номер, под которым будет зарегистрирован документ, присваивается в Программе автоматически, однако делопроизводитель может изменить его до регистрации.

 

Далее делопроизводитель может завершить регистрацию документа с помощью кнопки «Ок» или нажать на кнопку «Отменить».

 

При нажатии кнопки «Отменить» окно «Регистрация документа» автоматически закроется и делопроизводитель вернётся к просмотру карточки документа.

 

Примечание: Если делопроизводитель изменил номер в окне «Регистрация документа» и нажал на кнопку «Отмена», то изменённый номер не сохранится.

 

При нажатии кнопки «Ок» на экране произойдут следующие изменения:

·        окно «Регистрация документа» и открытая на просмотр карточка документа автоматически закроются;

·        карточка документа исчезнет из раздела «Регистрация входящих»;

·        в правом верхнем углу экрана отобразится информационное сообщение об успешной регистрации документа (рисунок 3.14).

Рисунок 3.14. Сообщение об успешной регистрации документа

 

3.4 Отклонение регистрации документа

 

Для отклонения регистрации документа делопроизводителю необходимо нажать на кнопку «Отклонить» в верхней части окна «Просмотр карточки документа» (см. рисунок 3.4). В результате откроется окно «Выбор причины отказа в регистрации» (рисунок 3.15).

 

Рисунок 3.15. Окно «Выбор причины отказа в регистрации»

 

Выбор причины осуществляется с помощью справочника причин отказа в регистрации (рисунок 3.16), который открывается нажатием на кнопку .

 

Рисунок 3.16. Список причин отказа в регистрации с раскрытой группой

 

Список причин разбит на группы. Для выбора причины следует нажать на группу, и в раскрывшемся списке выбрать причину. Полный перечень причин отказа в регистрации документа представлен в разделе Приложение.

 

После выбора причины отказа делопроизводитель может завершить отклонение регистрации документа с помощью кнопки «Отказать в регистрации» или нажать на кнопку «Закрыть».

 

При нажатии кнопки «Закрыть» окно «Выбор причины отказа в регистрации» автоматически закроется, и делопроизводитель вернётся к просмотру карточки документа (см. рисунок 3.4).

 

При нажатии кнопки «Отказать в регистрации» на экране произойдут следующие изменения:

·        окно «Выбор причины отказа в регистрации» и открытая на просмотр карточка документа автоматически закроются;

·        карточка документа исчезнет из раздела «Регистрация входящих»;

·        в правом верхнем углу экрана отобразится оповещение об успешном отклонении регистрации документа (рисунок 3.18).

Рисунок 3.18. Оповещение об успешном отклонении регистрации документа

 

3.5 Отправка документа на доклад

 

После регистрации документа делопроизводитель формирует список пользователей Программы с ролью «Руководитель», которым документ будет направлен на доклад.

 

3.5.1 Список карточек документов

 

Карточки зарегистрированных документов находятся в разделе «На рассмотрении».

После перехода в раздел на экране отобразится список карточек документов, который представлен в виде таблицы со следующими столбцами (рисунок 3.19):

·        «Отправитель» – наименование ведомства, которое отправило документ;

·        «Тема» – тема документа;

·        «Вх.рег.номер» – номер документа, присвоенный делопроизводителем при регистрации документа;

·        «Вх.рег.дата» – дата регистрации документа;

·        «Исх.рег.номер» – номер, под которым документ зарегистрирован у отправителя;

·        «Исх.рег.дата» – дата регистрации документа у отправителя.

 

Рисунок 3.19. Пример списка карточек в разделе «На рассмотрении»

 

3.5.2 Отправка документа на доклад

 

Для отправки документа руководителю на доклад делопроизводитель должен выбрать нужную карточку в списке (см. рисунок 3.19) и открыть её на просмотр. В результате откроется окно «Просмотр карточки документа» (рисунок 3.20).

 

Рисунок 3.20. Окно «Просмотр карточки документа»

 

Далее необходимо сформировать список пользователей Программы, которым будет направлен документ.

 

Для этого в окне просмотра карточки документа нужно нажать на кнопку «Отправить на доклад». В результате на экране появится окно «Выбор пользователей», в котором следует раскрыть выпадающий список нажатием кнопки (рисунок 3.21).

 

Рисунок 3.21. Окно «Выбор пользователей» с раскрытым списком

 

Примечание: В раскрытом списке предусмотрена строка поиска, которая позволяет ускорить выбор нужного значения (рисунок 3.22).

 

Рисунок 3.22. Результат поиска пользователя

 

Список пользователей формируется путём установки маркера напротив интересующего пользователя (рисунок 3.23). Для исключения пользователя из списка на отправку документа необходимо убрать маркер напротив лишних пользователей. После установки маркеров следует скрыть список повторным нажатием кнопки .

Рисунок 3.23. Окно «Выбор пользователя» с выбранными значениями

 

После формирования списка пользователей делопроизводитель может перейти к отправке документа на доклад с помощью кнопки «Выбрать» или нажать на кнопку «Закрыть».

 

При нажатии кнопки «Закрыть» окно «Выбор пользователей» автоматически закроется и делопроизводитель вернётся к просмотру карточки документа (рисунок 3.20).

 

При нажатии кнопки «Выбрать» на экране произойдут следующие изменения:

·        окно «Выбор пользователей» и открытая на просмотр карточка документа автоматически закроются;

·        карточка документа исчезнет из раздела «На рассмотрении»;

·        в правом верхнем углу экрана отобразится информационное сообщение об успешной отправке документа на доклад (рисунок 3.24).

Рисунок 3.24. Сообщение об успешной отправке документа

 

 

Приложение

Причина отказа в регистрации	Пояснение по применению
Группа 1. Отказы, связанные с форматом и корректностью полей сообщения
Не указан вид документа	Поле «Вид документа» не заполнено
Не указан корреспондент	Корреспондент не указан в файле описания электронного сообщения
Не указаны номер и дата исходящего документа	Номер и (или) дата регистрации исходящего документа не указаны в файле описания транспортного контейнера
Не указаны номер и дата основания для ответа	Номер и (или) дата регистрации документа-основания не указаны в файле описания транспортного контейнера
Ошибка адресации	Техническая ошибка при адресации, не найден GUID или адрес абонента
Формат сообщения не соответствует требованиям	Файл описания электронного сообщения или файл описания транспортного контейнера не соответствует XML-схеме или другим требованиям формата
Группа 2. Отказы, связанные с содержательной частью Документ ДСП
Документ ДСП	Документ «для служебного пользования» не должен передаваться абоненту, система электронного документооборота (далее – СЭД) которого не прошла аттестацию на соответствие требованиям информационной безопасности
Документ зарегистрирован ранее, новый текст «взамен разосланного» загружен	Используется при получении документа со связью «взамен разосланного», подтверждает приёмку нового текста документа и загрузку его в СЭД получателя вместо ранее принятого
Документ не соответствует регламенту	Содержание документа или приложений не соответствует регламенту, определённому указанным видом документа и связями
Документ не соответствует реквизитам паспорта	Структурированные реквизиты документа в файле описания транспортного контейнера не соответствуют реквизитам в файле документа в электронном виде и (или) файлах приложений к документу в электронном виде
Документ неверно адресован	Содержание документа не позволяет отнести его к компетенции получателя
Документ подписан не уполномоченным лицом	Содержание документа не соответствует полномочиям подписавшего его должностного лица
Документ получен ранее в электронном виде	Документ получен и зарегистрирован ранее, в электронном виде
Документ получен ранее на бумажном носителе	Документ получен и зарегистрирован ранее, на бумажном носителе
Нет подписи или ЭП	Основная часть документа в электронном виде не подписана (утверждена) обычной или электронной подписью, требуемой по регламенту
Текст отсутствует	Текст документа или приложений не удалось найти
Текст неразборчив	Текст документа или приложений не удалось прочитать
Текст отсканирован с дефектами	Текст документа или приложений отсканирован с оборотом или поворотом
Текст содержит дублирование страниц	Текст документа или приложений содержит дублированные страницы
Группа 3. Отказы, связанные с комплектностью документа
Нет приложения или неполная комплектация	Отсутствуют приложения к документу, перечисленные или предполагаемые в письме
Количество страниц в документе не соответствует заявленному	Несоответствие фактического количества страниц в основной части документа в электронном виде указанному в паспорте
Количество страниц в приложении не соответствует заявленному	Несоответствие фактического количества страниц в приложениях документа в электронном виде указанному в паспорте
Группа 4. Иные отказы
Несоответствие требованиям к процедурам делопроизводства при формировании документа	При формировании документа в электронном виде нарушены требования к процедурам делопроизводства
Несоответствие требованиям к формату файла документа	Формат файла документа в электронном виде не соответствует настоящим требованиям
Несоответствие требованиям к формату электронной подписи	Формат файла электронной подписи не соответствует требованиям законодательства Российской Федерации
Несоответствие требованиям к транспортному контейнеру	Формат транспортного контейнера не соответствует настоящим требованиям
Не подлежит регистрации	Если не подходит ни одна из перечисленных выше причин, либо причин несколько, тогда текст с пояснением причин следует указать дополнительно к выбору данного пункта

»

 

 

 

Глава Республики Хакасия –

Председатель Правительства

Республики Хакасия                                                                                            В. Коновалов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Абакан

«____» __________ 2023 г.

№___________