Размер шрифта
A
A
A
A
Цветовая схема
Т
Т
Т
Т
Т
Междустрочный интервал
a.A
a..A
a...A
a....A
Отображать изображения
Обычная версия

Положение о канцелярии

1. Общие положения

    1.1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением, которое непосредственно подчиняется министру. В ее состав входят: ведомственный архив, копировально-множительное бюро.

    1.2. Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными регламентами, которые закрепляют рациональное разделение труда, равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей и утверждаются министром.

    1.3. В своей деятельности канцелярия руководствуется действующими законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Республики Хакасия, правилами и инструкциями, методическими рекомендациями архивных органов, настоящим Положением.

    1.4. Канцелярия имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

    2. Основные задачи

      2.1. Основными задачами канцелярии являются:

      руководство, контроль, координация работ по документационному обеспечению делопроизводства;

      совершенствование форм и методов работы с документами;

      обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

      сокращение документооборота, количества форм документов;

      разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в министерстве и его отделах;

      контроль исполнения и подготовки документов к передаче в Государственное учреждение Республики Хакасия «Национальный архив Республики Хакасия» на постоянное хранение;

      контроль за отбором документов временного срока хранения, выделенных к уничтожению за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

      3. Функции

        Для осуществления указанных задач на канцелярию возлагаются следующие функции:

        3.1. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

        3.2. Организация своевременного рассмотрения поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документооборота.

        3.3. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

        3.4.Организация оперативного копирования документов.

        3.5. Разработка номенклатуры дел отдела и формирование сводной номенклатуры дел министерства.

        3.6. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования отделами министерства дел, подлежащих сдаче в национальный архив.

        3.7. Организация работы ведомственного архива и обеспечение хранения дел постоянного срока хранения.

        4. Права и обязанности

          4.1. Канцелярия имеет право:

          4.1.1. Запрашивать от отделов сведения, необходимые для работы;

          4.1.2. Привлекать в установленном порядке специалистов отделов к подготовке документов по поручению руководства;

          4.1.3. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

          4.1.4. Требовать от отделов министерства выполнения установленных правил работы с документами;

          4.1.5. Докладывать министру о нарушении отделами и должностными лицами установленных правил работы с документами;

          4.1.6. Разрабатывать номенклатуру дел отдела, положение об отделе, должностные регламенты;

          4.1.7. Участвовать в обсуждении с руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

          4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

          4.2. Повышать квалификацию работников службы;

          4.3. Канцелярия обязана:

          4.3.1. Способствовать ускорению рассмотрения документов;

          4.3.2. Оказывать методическую помощь отделам по организации работы с документами;

          4.3.3. Доводить итоги проверок обеспечения порядка документирования, организации работы с документами проверяющих служб.

          5. Ответственность и взаимоотношения

            5.1. Канцелярия несет ответственность за:

            5.1.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в министерстве;

            5.1.2. Выполнение указаний и поручений руководства;

            5.2. Канцелярия взаимодействует с:

            5.2.1. Отделами министерства по вопросам документационного обеспечения;

            5.2.2. Канцелярией, помощниками отделами Правительства Республики Хакасия, министерствами, ведомствами Республики Хакасия по исполнению документов;

            5.2.3. Государственным учреждением Республики Хакасия «Национальный архив Республики Хакасия» по составлению номенклатуры дел, описей для постоянного срока хранения, актов на уничтожение документов временного срока хранения, передаче документов на госхранение;

            5.2.4. Хозслужбой – по вопросам технического и материального обеспечения.