РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

правительство РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

МИНИСТЕРСТВО ИМУЩЕСТВЕННЫХ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ

РЕСПУБЛИКИ ХАКАСИЯ

ПРИКАЗ

Об утверждении порядка постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного).

В соответствии со статьей 45 Федерального закона от 24 июля 2007 года № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» и руководствуясь постановлением Правительства Республики Хакасия от 30.12.2013 № 734 «Об утверждении Положения о Министерстве имущественных и земельных отношений Республики Хакасия»

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного).

Министр                                                                                                                 Е.Б. Соломонова

Приложение к приказу Министерства имущественных и земельных отношений Республики Хакасия от______№»______

____

ПОРЯДОК ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
ТЕХНИЧЕСКИХ ПАСПОРТОВ, ОЦЕНОЧНОЙ И ИНОЙ ХРАНИВШЕЙСЯ ПО
СОСТОЯНИЮ НА 1 ЯНВАРЯ 2013 ГОДА В ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ ПО
ГОСУДАРСТВЕННОМУ ТЕХНИЧЕСКОМУ УЧЕТУ И (ИЛИ) ТЕХНИЧЕСКОЙ
ИНВЕНТАРИЗАЦИИ УЧЕТНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ОБ

ОБЪЕКТАХ ГОСУДАРСТВЕННОЕО ТЕХНИЧЕСКОЕО УЧЕТА И
ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ (РЕГИСТРАЦИОННЫХ КНИГ,
РЕЕСТРОВ, КОПИЙ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И ТОМУ

ПОДОБНОГО)

1.               Общие положения

1.1.        Настоящий Порядок устанавливает требования к организации и осуществлению постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного).

1.2.   В настоящем Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями:

архив - совокупность учетно-технической документации, находящейся на постоянном хранении в уполномоченном органе либо, в случае заключения договора хранения, организации, с которой заключен такой договор;

единица хранения - инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный    документ или совокупность                документов, имеющую

самостоятельное значение;

инвентарное дело - систематизированная совокупность учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации изменений;

инвентарный объект - объект технической инвентаризации, характеризующийся наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка), в том числе: жилой дом, отдельно стоящее здание или сооружение, комплекс зданий и сооружений производственно - технологического назначения, а также отдельные помещения в составе здания (строения, сооружения);

учетно-техническая документация - технические паспорта, оценочная и иная хранившаяся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документация об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Республики Хакасия (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное).

1.3.    Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется министерством имущественных и земельных отношений Республики Хакасия (далее - уполномоченный орган) либо, в случае заключения в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, с уполномоченным органом договора хранения, учреждением или организацией, с которой заключен такой договор.

1.4.    В случае заключения уполномоченным органом с учреждением или организацией договора хранения учетно-технической документации мероприятия, совершаемые учреждением или организацией, с которой заключен такой договор, и относящиеся к организации и осуществлению постоянного хранения учетно-технической документации, подлежат обязательному согласованию с уполномоченным органом.

1.5.    В целях обеспечения постоянного хранения и использования учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений уполномоченный орган либо, в случае заключения договора хранения, организация, с которой заключен такой договор, выполняет следующие функции:

обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;

осуществляет учет и использование документов;

осуществляет проверку наличия и состояния учетно-технической документации.

2.                  Состав учетно-технической документации, подлежащей

хранению

2.1.    Постоянному хранению в архиве подлежат:

инвентарные дела на объекты государственного технического учета и технической инвентаризации, включающие в себя технические паспорта объектов капитального строительства, помещений;

книги учета инвентарных дел;

реестровые книги о праве собственности на объекты капитального строительства, помещения (до 1998 года);

правоустанавливающие документы (до 1998 года);

учетно-техническая документация, содержащая сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объектов капитального строительства, помещений.

3.                 Порядок хранения учетно-технической документации

3.1.      Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также отвечающих требованиям к сохранности документов.

3.2.      В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:

предоставление помещений для размещения учетно-технической документации (архивохранилищ);

обеспечение хранения учетно-технической документации;

проверка наличия и состояния документов;

учет с использованием системы электронной идентификации архивных документов.

3.3.      Проверка наличия и состояния учетно-технической документации проводится уполномоченным органом либо, в случае заключения договора хранения, организацией, с которой заключен такой договор, комиссией или не менее чем двумя работниками уполномоченного органа либо, в случае заключения договора хранения, организации, с которой заключен такой договор, не реже одного раза в год. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации, может также проводится по решению руководителя уполномоченного органа либо, в случае заключения договора хранения, организации, с которой заключен такой договор, при наличии иных обстоятельств, требующих проверки наличия и состояния объектов хранения.

3.4.      В ходе проверки наличия и состояния учетно-технической документации:

устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

выявляются отсутствующие документы;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

3.5.      Ответственность за сохранность документов несет руководитель уполномоченного органа либо, в случае заключения договора хранения, организации, с которой заключен такой договор, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

4.      Порядок использования учетно-технической документации

4.1.     Учетно-техническая документация используется при: осуществлении комплекса работ по определению местоположения,

технической инвентаризации и учету текущих изменений технических и других характеристик объектов капитального строительства, помещений;

предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

4.2.     Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен федеральными законами.

4.3.     Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, копии учетно-технической документации предоставляются заявителям за плату, если иное не предусмотрено действующим законодательством, в размере, установленном органом исполнительной власти Республики Хакасия

4.4.     Порядок предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений, взимания и возврата платы за их предоставление устанавливается нормативно-правовым актом уполномоченного органа.